FAQ vakgroepvisitatie

Op deze pagina treft u de veelgestelde vragen over visitatie aan. Mocht uw vraag er niet bij staan, neem dan contact op met visitatie@verenso.nl bel naar 030 - 227 19 10.

Tijdens een visitatie kijken beroepsgenoten 'in de keuken' bij specialisten ouderengeneeskunde om te zien hoe zij patiëntenzorg bieden en hoe de kwaliteit daarvan zo nodig verbeterd kan worden. Bij visitatie kunnen alle artsen van een vakgroep gevisiteerd worden of er wordt een groep van individuele artsen gevisiteerd. Visitatie biedt de deelnemers reflectie op het groepsfunctioneren en het eigen professionele handelen met als doel de kwaliteit van de zorg te verbeteren.

Visitatie is een vorm van intercollegiale toetsing van het professioneel functioneren van geregistreerde specialisten ouderengeneeskunde.

Dit gebeurt op basis van 27 kwaliteitsitems gerelateerd aan professionele standaarden zoals het beroepsprofiel van de specialist ouderengeneeskunde, richtlijnen, handreikingen en relevante wet- en regelgeving. Het visitatieteam houdt de (vak)groep van specialisten ouderengeneeskunde een spiegel voor. Hoe opener deze (vak)groep zich opstelt, hoe bruikbaarder de uitkomsten.

De visitatie is bestemd voor geregistreerde specialisten ouderengeneeskunde. Als een instelling zich aanmeldt, is het wenselijk dat alle specialisten ouderengeneeskunde van de vakgroep meedoen. Om in een gesprek een goede verdieping te krijgen is het belangrijk dat elke groep te visiteren artsen maximaal 10 personen bevat. Is de vakgroep groter, dan overleggen we graag met de contactpersoon van de vakgroep. Eventueel plannen we in overleg met de aanvrager meerdere visitatiedagen waaraan deelgroepen van de totale vakgroep deelnemen.

Specialisten ouderengeneeskunde die niet in aanmerking komen voor vakgroepvisitatie adviseren wij om contact op te nemen met Verenso via visitatie@verenso.nl. Vanaf het najaar van 2018 biedt Verenso voor deze groep specialisten ouderengeneeskunde een alternatief visitatietraject aan om aan de herregistratie eisen te kunnen voldoen. 

Verenso heeft een visitatiemethodiek ontwikkeld die aansluit op de taken, werkwijze en werksituatie van de specialist ouderengeneeskunde. Daarbij is gekeken naar de ervaringen met de visitatiesystemen voor medisch specialisten, huisartsen en bedrijfsartsen. Het visitatiesysteem van Verenso is een collegiale toetsing op basis van gelijkwaardigheid, vertrouwelijkheid en deskundigheid. De focus ligt op het leren van elkaar.

Tijdens een visitatietraject worden altijd de volgende stappen doorlopen:

1.    De vakgroep benoemt een contactpersoon namens de groep. Deze persoon heeft extra taken voor wat betreft de visitatie. Hij of zij onderhoudt gedurende het proces het contact met de Verenso secretaresse voor visitaties voor praktische zaken zoals het plannen van de visitatiedag en vragen over het ICT systeem dat de visitaties ondersteunt (Exata) etc.

2.    Verenso verstuurt voorafgaand aan de visitatiedag inlogcodes vanuit Exacta (het beveiligd visitatiesysteem) waarmee de deelnemende specialisten ouderengeneeskunde individueel een tweetal vragenlijsten moeten invullen. Na het verstrijken van de deadline voor het invullen van deze vragenlijsten, draait de contactpersoon een rapport uit met de uitkomsten hiervan. Gezamenlijk beoordelen de specialisten ouderengeneeskunde de uitkomsten van de vragenlijsten. Zij benoemen gezamenlijk per kwaliteitsitem op welk kwaliteitsniveau de groep professioneel functioneert. Ook benoemen zij verbeterpunten en doelen ten behoeve van een verbeterplan voor de groep.

3.    Tijdens de visitatiedag spreekt het visitatieteam van Verenso met de (vak)groep en de door de vakgroep geselecteerde samenwerkingspartners. Het visitatieteam dat op bezoek komt bestaat uit twee onafhankelijke tot visitator opgeleide specialisten ouderengeneeskunde en een secretaris van het bureau van Verenso.

4.    Enkele weken na de visitatie ontvangt de (vak)groep een conceptrapport van het visitatieteam met aanbevelingen. De (vak)groep kan daarin feitelijke onjuistheden en onduidelijkheden aangeven. Vervolgens checken de visitatoren of conclusies en aanbevelingen op de juiste gronden zijn geformuleerd en stellen het visitatierapport vast.

5.    Op basis van het vastgestelde visitatierapport formuleert de (vak)groep met behulp van een format uit Exata een verbeterplan.

6.    Verenso kent de accreditatiepunten toe na ontvangst van het verbeterplan van de (vak)groep aan de specialisten ouderengeneeskunde bij actieve deelname aan visitatie.

7.    De (vak)groep specialisten ouderengeneeskunde is zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de actiepunten uit het verbeterplan. Bij hervisitatie wordt gekeken naar de realisatie daarvan.

De winst van visitatie is dat de (vak)groep en de individuele arts op basis van systematische feedback in een veilige omgeving inzicht krijgt in sterke en verbeterpunten. De uitkomsten van visitatie vormen daarmee een belangrijke impuls voor de verdere ontwikkeling van (een groep van) specialisten ouderengeneeskunde. Het helpt hen met het verder ontwikkelen van beleid en visie. Alle deelnemers ontvangen 20 accreditatiepunten, bij actieve deelname aan visitatie.

Ja, sinds 1 januari 2014 is visitatie een verplicht onderdeel van de periodieke herregistratie van de specialist ouderengeneeskunde. Iedere specialist ouderengeneeskunde hoort tenminste één keer in de vijf jaar deel te nemen aan visitatie. Bij een aanvraag tot herregistratie na 1 januari 2020 dient u aan te tonen dat u in de voorafgaande periode van vijf jaar hebt deelgenomen aan het visitatieprogramma van Verenso.

Gezien de duur van de procedure wordt dringend geadviseerd om u tijdig, ten minste één jaar en bij voorkeur twee jaar voor uw herregistratiedatum, bij Verenso aan te melden voor deelname. 

Een aangepast visitatietraject
Alle specialisten ouderengeneeskunde, ongeacht hun werkplek of eventuele aandachtsgebied, dienen bij herregistratie na 1 januari 2020 aan te tonen dat ze in de vijf jaar daarvoor hebben deelgenomen aan externe kwaliteitsevaluatie. Verenso heeft met de vakgroepvisitatie voor een groot deel van de specialisten ouderengeneeskunde een passend aanbod gemaakt om aan de eis te voldoen. Een kleine groep van specialisten ouderengeneeskunde kan niet aan deze vakgroepvisitatie deelnemen en daarvoor biedt Verenso vanaf het najaar van 2018 een aangepast proces van visitatie aan.

 

Voor wie is dit alternatief?
Voor specialisten ouderengeneeskunde die niet aan een vakgroepvisitatie kunnen deelnemen:

  • omdat ze werken als ZZP en niet bij een vakgroep horen;
  • omdat ze werken vanuit een organisatie die diensten medische zorg aanbiedt;
  • omdat ze wel in loondienst zijn bij een zorginstelling maar niet op het moment dat daar een vakgroepvisitatie plaatsvindt.


Verenso heeft met deze variant op de vakgroepvisitatie als doel:  

  • Een specifieke groep van artsen te ondersteunen bij het voldoen aan de (her)registratie eisen.
  • Groep en individuele arts op basis van systematische feedback in een veilige omgeving inzicht te geven in sterke en verbeterpunten ten aanzien van de hele breedte van het vak.
  • Deelnemers inspireren om aan de slag te gaan met hieruit voortvloeiende verbeterpunten.  
  • De inspanningsverplichting, de werkvorm, de kosten en te behalen accreditatiepunten zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de vakgroepvisitatie.

 
Het aanbod dat samen met leden en met goedkeuring van het bestuur van Stichting Kwaliteit en het bestuur van Verenso wordt ontwikkeld voor specialisten ouderengeneeskunde die niet aan een vakgroepvisitatie kunnen deelnemen, bestaat uit een cyclisch proces dat elke vijf jaar wordt doorlopen. Het aanbod is vanaf het najaar van 2018 beschikbaar.

De doorlooptijd van een visitatie is ongeveer negen maanden. 

In verband met de doorlooptijd en een eventuele wachtlijst wordt geadviseerd om u tijdig aan te melden voor visitatie bij Verenso; minimaal één jaar en bij voorkeur twee jaar voorafgaand aan de gewenste visitatiedag.

Om een visitatie te kunnen inplannen heeft Verenso de volgende informatie nodig:

1.    Drie data waarop de (vak)groep gezamenlijk beschikbaar is voor visitatie.

2.    De namen, e-mailadressen en BIG-nummers van de specialisten ouderengeneeskunde die gevisiteerd gaan worden.

3.    De melding of de (vak)groep bij een of meer van de visitatoren mogelijke twijfel heeft aan een onafhankelijke beoordeling (in dat geval wordt de visitator niet ingezet voor visitatie van uw (vak)groep).

Op basis van deze informatie bekijkt Verenso op welke van de door u aangegeven data er een visitator beschikbaar is. U ontvangt daarover binnen circa twee weken bericht.  

Iedere specialist ouderengeneeskunde neemt tenminste één keer in de vijf jaar deel aan visitatie. Een visitatie kan plaatsvinden op verzoek van een (vak)groep specialisten ouderengeneeskunde en is in frequentie tenminste gekoppeld aan de eisen van herregistratie maar kan vaker plaatsvinden als dit past bij het eigen kwaliteitsbeleid.

Om een visitatie te kunnen plannen heeft Verenso de volgende informatie nodig:

  • Drie data waarop de (vak)groep gezamenlijk beschikbaar is voor visitatie.
  • De namen, voorletters, e-mailadressen en BIG-nummers van de specialisten ouderengeneeskunde die gevisiteerd gaan worden.
  • De melding of de (vak)groep bij een of meer van de visitatoren of secretarissen mogelijke twijfel heeft aan een onafhankelijke beoordeling (in dat geval wordt de visitator niet ingezet voor visitatie van uw (vak)groep).

Op basis van deze informatie bekijkt Verenso op welke van de door u aangegeven data er een visitatieteam beschikbaar is. U ontvangt daarover binnen circa twee weken bericht.

Het visitatieteam zal bestaan uit twee getrainde en onafhankelijke visitatoren en een secretaris van het bureau van Verenso.

Om een onpartijdige beoordeling te kunnen waarborgen, wordt voorafgaand aan de planning van de visitatiedatum zowel aan de (groep) artsen als de potentiele visitatoren gevraagd of er bij specifieke visitatie sprake zou kunnen zijn van belangenverstrengeling. Dit zou kunnen gelden bij visitatoren die collega, leidinggevende, opleider, medestudent of bevriend zijn (geweest) van een of meer (vak)groepsleden.

De contactpersoon overlegt namens de groep met de secretaresse van Verenso over de datum van de visitatiedag, de te benaderen samenwerkingspartners, de locatie (vergaderruimte, catering en lunch visitatieteam) en agenda voor de visitatiedag en andere praktische zaken rondom de visitatiedag. De contactpersoon levert aan de secretaresse van het visitatieteam de namen, disciplines/functies en e-mailadressen van de geselecteerde interne en externe samenwerkingspartners en de gevraagde relevante (beleids)documenten.

  1. Het invullen van een vragenlijst waarvoor de arts tenminste 12 weken voorafgaand aan de visitatie een eigen inlogcode krijgt toegestuurd. Dit doet elke arts individueel op een eigen gekozen tijdstip tussen 12 en zes weken voorafgaand aan de visitatiedag. De deelnemers hoeven de lijst niet in één keer achter elkaar in te vullen. Tijdsinvestering: circa 1,5 uur pp.
  2. Overleg binnen de eigen (vak)groep: bespreken en vastleggen welke punten men met het visitatieteam wil bespreken aan de hand van de uitslagen van bovengenoemde vragenlijst en gezamenlijk benoemen van interne en externe samenwerkingspartners, waarvan de groep vindt dat het nuttig is voor het visitatieteam om mee in gesprek te gaan. Tijdsinvestering: door (vak)groep zelf te bepalen. Reserveer hier voldoende tijd voor.
  3. Op de visitatiedag zelf: een eerste gesprek van 2 uur van de vakgroep met het visitatteam en een eindgesprek van 1,5 uur van de vakgroep met het visitatieteam. Tussendoor is het visitatieteam bezig met onderdelen van het visitatieproces, maar kunt u zelf andere werkzaamheden doen.
  4. Na ontvangst van het visitatierapport is het de bedoeling dat de (vak)groep zelf de aanbevelingen bespreekt en op grond van de aanbevelingen een verbeterplan maakt. Tijdsinvestering: door (vak)groep zelf te bepalen. Reserveer hier voldoende tijd voor.
  5. Het uitvoeren van de acties uit het verbeterplan. Deze laatste fase is essentieel om door visitatie kwaliteitsverbetering tot stand te brengen. Tijdsinvestering: door (vak)groep zelf te bepalen. Reserveer hier voldoende tijd voor.

In principe worden alleen geregistreerde specialisten ouderengeneeskunde gevisiteerd. Als een instelling zich aanmeldt, is het wenselijk dat alle specialisten ouderengeneeskunde van de vakgroep meedoen. Om in een gesprek een goede verdieping te krijgen is het belangrijk dat elke groep te visiteren artsen maximaal 10 personen bevat. Is de vakgroep groter, dan overleggen we graag met de contactpersoon van de vakgroep. Eventueel plannen we in overleg met de aanvrager meerdere visitatiedagen waaraan deelgroepen van de totale vakgroep deelnemen.

Specialisten ouderengeneeskunde die niet in aanmerking komen voor vakgroepvisitatie adviseren wij contact op te nemen met Verenso via visitatie@verenso.nl. Vanaf het najaar biedt Verenso voor deze specialisten ouderengeneeskunde een alternatief aan om te kunnen voldoen aan de herregistratie eisen. 

Tijdens de visitatiedag vinden vijf gesprekken plaats tussen het visitatieteam en vertegenwoordigers van verschillende geledingen van samenwerkingspartners van de specialisten ouderengeneeskunde. Op deze manier wordt zogenoemde 360 graden feedback gegeven over het functioneren van de vakgroep van specialist(en) ouderengeneeskunde.

De geselecteerde gesprekspartners krijgen van te voren de opdracht om na te denken over sterke punten en verbeterpunten voor de vakgroep. Het is aan de vakgroep om deze samenwerkingspartners uit te nodigen en hen te vragen na te denken over sterke en verbeterpunten. De vakgroep is verantwoordelijk voor de invulling van het dagprogramma. 

Het is belangrijk dat de vakgroep partners van eenzelfde geleding bij elkaar in een gespreksronde plaatst. In welke tijdsvolgorde, dat is aan de vakgroep. Er zijn 5 groepen samenwerkingspartners te onderscheiden:

  1. management, bestuur
  2. (para)medische dienst en V&V
  3. externe samenwerkingspartners zoals huisartsen, apothekers en medisch specialisten
  4. patiënten/mantelzorgers/leden cliëntenraad
  5. gesuperviseerden zoals aios, basisartsen en verpleegkundig specialisten


Per geleding kan in het programma van de visitatiedag een gesprek worden ingepland. Aan elk gesprek kunnen 2-5 mensen deelnemen.

De visitatoren bestuderen voorafgaand aan de visitatie (beleids)documenten die inzicht geven in het functioneren van de (vak)groep  specialisten ouderengeneeskunde. De contactpersoon van de vakgroep levert daarvoor zes weken voorafgaand aan de geplande visitatiedatum de volgende relevante (beleids)documenten (mits deze beschikbaar zijn):

  1. een overzicht van het aantal specialisten ouderengeneeskunde, het aantal patiënten, hun specialisaties en aanstellingsuren en feitelijke gegevens m.b.t. hun ondersteuning. Hiervoor ontvangt de contactpersoon een format van een tabel die ingevuld kan worden door de contactpersoon van de (vak)groep.
  2. Het strategisch beleidsplan van de zorgorganisatie
  3. Organigram concern waarin de positie van de specialisten ouderengeneeskunde wordt aangegeven
  4. Beleidsplan van de vakgroep
  5. Jaarplan van de (vak)groep
  6. Jaarverslag van de (vak)groep
  7. Professioneel statuut specialisten ouderengeneeskunde en/of reglement van de (vak)groep
  8. Beleidsnotitie(s) over de taken van de arts in het kader van de BOPZ/WZ&D
  9. Beleidsnotitie(s) over taakdelegatie/-herschikking
  10. Specifieke uitkomsten van patiënttevredenheidsonderzoek voor zover van toepassing op de artsen
  11. Eventuele rapportage(s) van IGZ
  12. Functiebeschrijving van de specialist ouderengeneeskunde
  13. Scholingsplan voor de specialisten ouderengeneeskunde en degenen die zij superviseren
  14. Overzichtslijst van protocollen/werkinstructies geldend voor specialisten ouderengeneeskunde en degenen die zij superviseren (zo mogelijk met publicatie/revisiedatum en verantwoordelijke)
  15. Index van het gebruikte formularium
  16. Voorbeeld dienstverleningsovereenkomst (SLA) specialist ouderengeneeskunde
  17. Indien eerder gevisiteerd: een overzicht van de realisatie van het verbeterplan na de vorige visitatie

De contactpersoon van de (vak)groep en de secretaris van het visitatieteam overleggen over de concrete invulling van het volgende programma van de visitatiedag:

  • 09.15-10.00 uur: onderling overleg visitatieteam

  • 10.00-12.00 uur: gesprek visitatieteam met vakgroep

  • 12.00-12.30 uur: eerste gesprek visitatieteam met vertegenwoordigers van patiënten of interne of externe samenwerkingspartners

  • 12.30-13.00 uur: werklunch

  • 13.00-13.30 uur: tweede gesprek visitatieteam met vertegenwoordigers van patiënten of interne of externe samenwerkingspartners

  • 13.30-14.00 uur: derde gesprek visitatieteam met vertegenwoordigers van patiënten of interne of externe samenwerkingspartners

  • 14.00-14.30 uur: vierde gesprek visitatieteam met vertegenwoordigers van patiënten of interne of externe samenwerkingspartners

  • 15.00-15.20 uur: beoordeling dossiervoering en voorschrijven medicatie toegelicht door een vakgroeplid

  • 15.20-16.10 uur: onderling overleg visitatieteam

  • 16.10-17.15 uur: gesprek visitatieteam met vakgroep

Na 17.15 uur: Zo nodig korte nabespreking visitatieteam

Alle gevisiteerde artsen ontvangen bij actieve deelname aan visitatie hiervoor 20 accreditatiepunten. Actieve deelname betekent dat de gevisiteerde arts:

  1. Voorafgaand aan de visitatiedag individueel de Waardering Kwaliteitsitems (27) en de Evaluatie Teamsamenwerking invult.

  2. Voorafgaand aan de visitatiedag deelgenomen heeft aan het vakgroepoverleg waarin deze tot consensus komt over de gegeven scores ten aanzien van de 27 kwaliteitsitems.

  3. Tijdens de visitatiedag deelneemt aan de gesprekken met het visitatieteam.

  4. Na de visitatiedag deelneemt aan het vakgroepoverleg waarin de vakgroep de uitkomst van het visitatierapport bespreekt.

  5. Na de visitatiedag meewerkt aan het opstellen en uitvoeren van het verbeterplan.


Verenso kent de accreditatiepunten toe na de ontvangst van het verbeterplan van de (vak)groep.

De kosten van visitatie bedragen €1300,- per deelnemende specialist ouderengeneeskunde. Deze kosten zijn gebaseerd op een kostendekkend tarief en kunnen door de werkgever in het scholingsbudget worden opgenomen. De contactpersoon van de vakgroep krijgt de factuur toegezonden voor de gehele vakgroep. Specialisten ouderengeneeskunde die niet in vakgroep verband worden gevisiteerd, ontvangen individueel een factuur. De factuur dient tenminste een maand voorafgaand aan de visitatiedag te zijn voldaan.

Visitatie biedt de vakgroep reflectie op het groepsfunctioneren en het eigen professionele handelen met als doel de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Om hier concreet mee aan de slag te gaan, stelt de vakgroep als laatse stap in het visitatieproces een verbeterplan op met daarin SMART geformuleerd welke concrete resultaten beoogd worden, welke verbeteracties daarvoor nodig zijn, welke arts hiervoor verantwoordelijk is en op welke streefdatum het streefresultaat behaald moet zijn.

De vakgroep ontvangt van Verenso een format voor een verbeterplan. Verenso kent de accreditatiepunten toe na ontvangst van een verbeterplan van de (vak)groep mits dat conform bovenstaande SMART geformuleerd is.

LVC is de afkorting van Landelijke Visitatie Commissie. De Landelijke Visitatie Commissie vervult de rol van beroepscommissie.  

De Landelijke Visitatie Commissie houdt toezicht op de visitaties. Zij is verantwoordelijk voor toezicht op de kwaliteit van de visitaties, stelt vast op basis van visitaties wanneer sprake is van ernstige risico's, kan dan termijnen bepalen waarop de (vak)groep specialisten ouderengeneeskunde verbetermaatregelen treft en gaat dan over de aanpak van het verbeterplan in gesprek met de betreffende (vak)groep specialisten ouderengeneeskunde om de kwaliteit van zorg te verbeteren.

Ook fungeert de LVC als beroepsinstantie bij bezwaren tegen de inhoud van het visitatierapport en/of het visitatieproces.

De namen van de huidige getrainde visitatoren zijn: Liesbeth Bakker, Suzanne Boot, Renate Dingenouts, Rini Eringfeld,  Marian van Gaasbeek, Kristel Gillisse, Henk-Jan Hasper, Gijs Junius, Annie Klink, Rian van Pagee, Charisse Picus, Claudia Ramaker, Anne Uytewaal, Janetta de Vries en Marjolein Vegers.

De namen van de huidige secretarissen zijn: Corinne de Ruiter,  Pieter le Rütte, Irma Höfte, Lauri Faas.

Wilt u zich aanmelden of heeft u een vraag, maar kunt u het antwoord niet vinden in dit overzicht? Neem dan contact op met Petra Wijkstra via visitatie@verenso.nl of via telefoonnummer 030-2271910.